Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Administrativ spesialist
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi leter etter en dyktig og strukturert administrativ spesialist som kan bidra til å sikre effektiv drift av våre kontor- og forretningsprosesser. Som administrativ spesialist vil du spille en sentral rolle i å støtte ledelsen og ulike avdelinger med administrative oppgaver, dokumenthåndtering, møtekoordinering og generell kontororganisering. Du vil være et viktig bindeledd mellom interne team og eksterne samarbeidspartnere, og sørge for at kommunikasjon og informasjonsflyt skjer på en profesjonell og effektiv måte.
Stillingen krever høy grad av nøyaktighet, evne til å håndtere flere oppgaver samtidig og gode ferdigheter innen bruk av kontorprogramvare. Du må være komfortabel med å jobbe selvstendig, men også kunne samarbeide tett med kolleger i et dynamisk arbeidsmiljø. Erfaring fra lignende roller er en fordel, men vi verdsetter også kandidater med sterk lærevillighet og gode organisatoriske evner.
Dine arbeidsoppgaver vil inkludere håndtering av innkommende og utgående korrespondanse, oppfølging av møter og avtaler, forberedelse av rapporter og presentasjoner, samt støtte til HR- og økonomiavdelingen ved behov. Du vil også være ansvarlig for å vedlikeholde og forbedre interne rutiner og prosedyrer for å sikre kontinuerlig forbedring av administrative prosesser.
Vi tilbyr et inkluderende og profesjonelt arbeidsmiljø med gode utviklingsmuligheter. Du vil få muligheten til å jobbe i en organisasjon som verdsetter struktur, effektivitet og samarbeid. Hvis du er en person som trives med å ha kontroll, liker å jobbe med detaljer og ønsker å bidra til en velfungerende organisasjon, kan dette være stillingen for deg.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Koordinere og organisere møter og avtaler
- Håndtere innkommende og utgående korrespondanse
- Utarbeide og redigere dokumenter, rapporter og presentasjoner
- Støtte ledelsen med administrative oppgaver
- Oppdatere og vedlikeholde interne databaser og arkivsystemer
- Samarbeide med ulike avdelinger for å sikre informasjonsflyt
- Bestille kontorrekvisita og administrere leverandørkontakt
- Bidra til forbedring av administrative rutiner og prosesser
- Assistere med HR- og økonomioppgaver ved behov
- Følge opp frister og sikre at oppgaver blir fullført i tide
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller kontorfag
- Minimum 2 års erfaring fra lignende rolle
- Gode ferdigheter i Microsoft Office-pakken
- Sterke organisatoriske evner og sans for detaljer
- Evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- Gode kommunikasjonsferdigheter, både muntlig og skriftlig
- Selvstendig og initiativrik arbeidsstil
- Erfaring med dokumenthåndteringssystemer er en fordel
- Evne til å jobbe i et teamorientert miljø
- Fleksibilitet og tilpasningsevne i en variert arbeidshverdag
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Har du erfaring med administrative oppgaver i en lignende rolle?
- Hvilke kontorprogrammer er du mest komfortabel med å bruke?
- Hvordan håndterer du stress og mange oppgaver samtidig?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har forbedret en administrativ prosess?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når du har mange frister?
- Har du erfaring med møtekoordinering og referatskriving?
- Hvordan sikrer du nøyaktighet i arbeidet ditt?
- Er du komfortabel med å jobbe selvstendig?
- Har du erfaring med HR- eller økonomioppgaver?
- Hva motiverer deg i en administrativ rolle?
